Eine Abordnung der Freien Bürger Wertheim besuchten am Mittwoch den Archivverbund Main-Tauber im Kloster Bronnbach. Unter der Führung der Leiterin des Stadtarchivs Ulrike Kühnle gewannen sie einen Eindruck, welches Leistungsangebot insbesondere des Stadtarchivs dem jährlichen Haushaltstitel von 90.000 Euro, die sich  in 20.000 Euro Personalkosten, 54.000 Euro Zuweisung an das Land und weitere 16.000 Euro an Sachmitteln staffeln, gegenüber steht. Archivalien der Stadt werden in aller Regel in Akten und nicht archivfähigem Zustand durch die Stadt angeliefert. Die Arbeit eines Archivs besteht in der Erfassung der Materialien, der Erstellung eines Anlieferungsverzeichnisses und in der systematischen Gliederung und Aufbewahrung in Archivboxen. Das Archiv ist das Gedächtnis der Verwaltung. Dazu dient, dass bei jedem Eingang Aktentitel und Laufzeit der Materialien ermittelt und verglichen werden müssen, um vollständige Archivtitel zu erstellen. Zum Beispiel sind zu allen Ortschaften der Stadt Wertheim so genannte Findbücher vorhanden, in denen Archivalien mit Nummern gekennzeichnet sind über die sich die Materialien bestellen lassen. Dem Nutzer des Archivs wird seine Recherche somit sehr leicht gemacht. Aber auch Historisches lässt sich finden, so unter anderem die älteste Urkunde der Stadt aus dem Jahr 1306, auf die sich in zwei Jahren Jubiläumsfeierlichkeiten begründen werden.

„Wer sind die Nutzer eines Archivs?“ fragte Peter Scherotzke, worauf Frau Kühnle auf Wissenschaftler, Historiker und die Familienkundler bis zum privaten Nutzer verwies, der seinen eigene Familienstamm hinterfragen möchte. Werner Kozyra fiel im Sondermagazin der große Bestand an archivierten Zeitungen auf und erfuhr, dass die Wertheimer Zeitungen von Anfang an eingelagert sind, allerdings mittlerweile aus konservatorischen Gründen nur noch als Kopie über Mikrofilm und gegen Endgeld abzufragen sind. Gerhard Kohout interessierte sich, ob alle Ortschaften erfasst sind. 19 Ortsarchive inklusive Stadtteile und Bronnbach selbst lagern im Stadtarchiv. Im Bauarchiv finden sich Bestände von der Jahrhundertwende bis in die 1930er Jahre., davor sei die Zuständigkeit den Bezirksämtern zugeordnet und die Unterlagen aus jener Zeit lagern in Karlsruhe, erfuhr Hans-Karl Hollenbach. Dr. Jutta Finkenauer interessierte sich für den Grund, weshalb die Archivalien nicht vermehrt elektronisch gespeichert würden um letztlich auch Platz zu sparen. Ihre Vermutung, dass dies finanziell begründet sei, wurde von Frau Kühnle entkräftet. Archivare denken generell eher konservativ. Diese Mengen wie zum Beispiel 1,3 km Archivakten der Stadt speichern zu wollen, lässt schnell die Kapazitätsfrage des jeweiligen Mediums aufkommen. Des weiteren sind die Haltbarkeitszeiten von Video, CD-Rom oder Festplatten mit 50 und 100 Jahren begrenzt, ganz abgesehen davon, dass heutige elektronischen Medien in späterer Zeit nicht mehr lesbar wären.

Die Hauptarbeit des Archivs besteht darin, Archivalien aufzunehmen. Detlef Hartmann stellte fest, dass mit der einen städtischen Mitarbeiterin im Archiv eine ideale und kostensparende Struktur gefunden wurde. Ablieferungslisten können direkt im Archiv geschrieben und somit doppelter Arbeitsaufwand vermieden werden, der entsteht, wenn diese Aufgabe in der Stadtverwaltung erledigt werden müsste und zusätzlich ein Archivar in Bronnbach damit befasst wäre. „Was wird denn überhaupt archiviert?“ fragte Hubert Sadowski und bekam zur Antwort, dass dies per Rechtsvorschriften klar geregelt sei. Gemeinderatsprotokolle, Bauakten sowie Auswahlarchive wie zum Beispiel Anschaffungen im Verwaltungshaushalt oder auch ausgewählte Bußgeldbescheide. Songrit Breuninger erkundigte sich nach der Sperrfrist der Gemeinderatsprotokolle, die nur für die nicht öffentlichen Sitzungen mit 60 Jahren festgelegt ist. Markus Götz wollte wissen, ab wann Akten eingelagert werden. „Die jüngsten Ordner der Stadtverwaltung stammen aktuell aus dem Jahr 1978, alles weitere lagert im Hauptamt der Stadt“, so die Antwort.

Peter Scherotzke fasste den interessanten Nachmittag mit den Worten zusammen, dass die FBW zur Kenntnis nehmen, dass ein Archiv zu den Pflichtaufgaben gehört und mit den vorhandenen Synergien des Stadt-, Kreis- und Staatsarchivs ein ideales Geben und Nehmen vorherrscht, wie es sich für einen Verbund gehört.